听说律师的时间管理和 GTD 能力很强，是怎么做到的？

　　张君：

　　越来越觉得，大多数任务管理、时间管理、精力管理的课程，其实都是大坑。今天的认知是，任何具体的技巧方法，往往会有反效果，最终都会失败。因为办法是死的，而人是活的。如果不懂得首先了解自己的身体和状态，而是用方法强迫自己，跟自己死磕的话，那就陷进了难以自拔的泥潭，还会误以为是自己太差劲。

　　关于工作计划：工作计划失败的重点是，能力和计划的不匹配，并且是长期的不匹配。通常，我们在给自己制定工作计划的时候，会有2个毛病。第一，我们会低估完成一项工作所需要花费的时间。我们在制定目标的时候，是以完全不走神，完全没人打扰，时时刻刻都集中精力的条件下，来给自己制定工作内容的。第二，我们会高估自己能力。会用自己心中那个完美的自己来给自己制定任务。这两点加在一起的结果就是，制定了明显超出自己能力的任务列表。但大家喜欢这么做，就好像把任务都写下来，就真的完成了似的。

　　那结果很明显，就是完不成嘛。那些被挂起的任务并不会消失，而是会始终萦绕在心头，让自己心烦意乱。同时，还会觉得自己好笨，效率低，挫败感什么的就都来了。因为很烦，这时候会做的事情就是玩手机，刷视频。因为要躲避烦躁的情绪，好的办法就是用另一种刺激遮盖当前的烦。直到把自己耗到彻底没电为止。但大家知道，问题并没有消失，烦恼还是会回来。

　　第二天迎接自己的，是更多的任务，昨天欠下的待办事项，和更差的精力、更低的效率、非常恶性循环。解决问题的办法就是出问题的反面。

　　第一，要制定在自己能力圈范围，往外一点点的任务。如果写文章每天写不了3000字，先每天稳定的写200字，等能力变强的时候，再往上加磅;如果身体状态相当平庸，就不要安排自己剧烈运动，先让自己适应30分钟慢跑的状态。第二，在制定任务的时候，认知到一个人就是会犯懒，就是会开小差，就是会被打扰，所以设定任务的时候，乘以一个犯懒系数，突发事件影响的系数，量力而为。满足这两点，通常任务就合理多了。

　　关于时间管理：时间管理失败的重点是，过于细致、过于死板的时间安排。只要是人，状态就会有波动，这种波动不是线性的，而是有忽高忽低。以及，我们也没有办法预测各种突发状况什么时候会发生，什么时候会影响自己。

　　就拿看书来说，我们都会有这样的感受，拿到一本好书，爱不释手，不读完他不过瘾，熬夜到2点也得给他看完，看完浑身舒爽一直赞叹，这是一种非常好的体验。但如果硬给自己安排一个读书计划，每天几点到几点，要读书1小时，当然有时候挺开心的，但大多数时候是不爽的，进入不了状态，时间不合适，环境不合适。如果必须按表操课，就会让自己无可避免的效率变低，这点相信大家都有体验。

　　解决时间使用问题的办法是，不要设定过于具体的时间计划，把完成任务和时间灵活，综合起来制定计划。你只需要告诉自己，在一定时间周期内，要完成哪些事儿就行了。没有必要做具体到哪天，哪个时间段，要完成某件事的计划。比如，我在给自己设定计划的时候，我是按照周或者月这个时间尺度来做计划的。举例，我会给自己制定一个20天的工作计划。在这段时间内，我合计要完成的工作内容是，要完成8篇文章的撰写;要查询一份资料;要梳理某一个问题;要看两本书。然后具体到每一天，我会按照自己的状态来安排具体的工作。

　　有的时候看书状态好，那就索性看一天书;有的时候写文章特起劲，那就一天写它4篇;有的时候就想躺平，那就真的躺平;有的时候想工作，也不想歇着，那我做点录课这种不太用脑的事情。总之，在20天内，能完成所有工作就ok。这样，就避免了时间安排的死板，而是始终用好的状态，换句话说，用高效率的时间来解决工作问题。

　　关于精力管理：精力管理失败的重点是，精力错配和精力耗尽。常见的精力错配，比如，用最优质的精力点外卖，用最差的精力做工作。结果就是，优质精力被白白浪费掉，然后用更长时间黏黏糊糊的去做工作，搞的自己疲惫不堪。精力耗尽不用多做解释了。我们通常指定工作计划，会列上一大堆要做的工作，而是唯独不会把休息作为工作计划的一部分。就仿佛我们不需要休息似的。如果精力错配，还把自己的所有时间都被工作填满。那精力只能越来越枯竭。精力这玩意儿大家都明白，它是一个消耗品，每天我们的精力，特别是优质精力极其有限。用完就没了。

　　精力管理的核心非常简单，一句话就能说清楚：优质精力匹配复杂工作，以此类推。更难攻克的城池，就是需要精兵强将，这很容易理解。如果让老弱病残攻打强大的敌人，那就是惨败嘛，这没什么可说的。

　　让好的精力解决复杂问题，有一个前提，就是首先你要了解自己的精力状况。你要发现自己什么时刻精神状态最好，效率最高，最专注。有了这个判断，才能进而合理的使用精力。

　　具体做法是，把自己的精力分成3个档位，最优质的精力、一般的精力，差劲的精力。然后，拿出一张纸，把给自己制定的所有任务，都分别对应写到不同精力的归属下。这样，当自己意识到，自己是好的精力的时候，就在好精力的任务列表里选你当时想做的工作就行了。以此类推。

　　比如，我通常在上午这个自己精力最好的时间段，思考问题，写文章，做复盘;用下午精力一般的时间段，处理事务性工作;用傍晚精力差劲的时间段，锻炼健身;等到晚上，精力又提升到最好，再做复杂的工作。这样，始终保持精力状态和工作复杂度相匹配，就保证了自己全天效率，都是最高的状态。

　　总之，方法是死的，人是活的。并没有一招鲜的方法，应当的做法是，时刻识别自己的状态，以当下最恰当的方法来管理自己的任务、时间和精力。

　　数学人生：

　　时间管理没有统一公式。这篇文章是数学家陶哲轩(Terence Tao)关于时间管理的思考与实践，虽然他一再强调这些只是“零散的个人经验”，但实际上其中包含了很多深入、细致、并且对不同类型工作者都颇具启发性的建议。

　　因为一些评论的启发，我终于决定把自己关于时间管理的一些想法系统地整理出来。其实我很早就动笔了，但写着写着就意识到，自己在这个问题上的经验还远未成熟，更谈不上形成一个清晰、统一的理念(你可以看看我那篇关于“快速搭建论文框架”的文章，那算是我为数不多的具体建议之一)。此外，我能说的也仅仅是个人经验，不一定适用于所有人，尤其是不同性格和工作环境的差异相当大。不过，也许有读者愿意在评论里分享自己的看法和建议，这样大家可以互相补充。我也得坦率地承认，我自己其实经常做不到这些建议里讲的东西，事后后悔的次数也不少。

　　我可以从一些比较随意的感想谈起。首先，我非常幸运，拥有一些优秀的合作者，他们在我们合写的论文中投入了大量心力。事实上，最近博客上发布的几篇论文，有不少都是由合作者主导完成的。一般来说，合写论文的整体周期比独立写作更长，但平均到每位作者身上的实际工作量反而更少，而且写出来的质量通常更高。我还发现，自己可以同时推进多个合写项目，因为常常在等对方推进下一步，或者在等某个关键结果的出现;但对于独立完成的论文，我往往一次只能处理一篇。

　　由于学期安排的关系，很多论文最终都集中在暑假完成，但其实这些项目的准备期往往非常长。比如我们即将发表的一篇合写论文，其实早在三四年前就开始写了;我对波映射整体正则性问题的思考甚至可以追溯到 2000 年左右，虽然其中绝大多数时间都处于搁置状态。所以，即便在某一周内发布了一篇论文，并不意味着那是从零开始、在一周内完成的，而是长期积累的结果，许多过程也未必为外界所见。

　　我每天能不能真正做数学研究，其实起伏很大。有时能专心思考某个问题一两个小时，有时只想整理草稿，或者把我和合作者写的初稿输出来;更有时候则完全提不起精神做数学，只想回邮件、处理些杂事，甚至只是散步或小憩。我发现，把任务安排和自己的状态对应起来会很有帮助。如果某个下午刚好有空，而且状态不错，我就会把门关上、断掉网络，专注处理一篇拖延已久的论文;如果状态一般，那就处理邮件、审稿、写博客、准备课件等，选择适合当前精力水平的任务。数学研究中一个幸运之处是，除去教学，大多数任务的时间安排都相对灵活，不必硬性安排在特定时段内。[当然，也正因如此，更要避免等到任务迫在眉睫才开始处理，否则会打乱整体节奏，导致疲于奔命。]

　　准确评估自己某一时间段内的工作能力也十分关键，比如判断今天剩下的时间能完成什么任务。这个评估需要考虑多方面的因素，包括当前的环境、精力、动机、即将到来的安排、可用资源以及可能的干扰。如果过于乐观或悲观地估计自己的能力，都会导致要么接下太多任务、结果无法完成，要么接得太少、效率低下。我在这方面有过教训，两种情况都经历过。

　　尽管我的待办清单里有各类任务，复杂度、难度和时长差异很大，但只要是需要集中注意力的事情，我都会尽量一次只做一件，把其他任务推迟或暂时搁置。我发现自己只有在任务本身不需要太多专注的时候，才可能进行所谓的“多任务处理”。而这通常出现在我对每项任务都提不起太大兴趣的时候。很多任务其实比我想象的更耗时间和精力，所以我学会了寻找合适的暂停点，比如证明了某个关键引理，或者把刚刚想到的一个想法完整记下来。这样可以暂时放下这项任务，也不会在之后重新启动时找不到头绪。最忌讳的是在任务未达“存档点”时就草草中断，那样它很容易被遗忘，或者一直挂在心头，干扰后续工作;即使重新开始，也要从更早的地方重新来过。当然，并不是每项任务都要一次性做完，只要留下清晰的“落脚点”，能继续衔接上就好。比如我偶尔写一些纸质信件，通常是状态不佳、不想做数学的时候，我会先打出来、装信封，然后放到“待寄”文件盘里，不会马上去寄。等到一堆文书工作积攒起来，而我又没有更重要的事情时，就一次性处理完。我发现，电脑重启或无法使用的时候，正是处理这些任务的好时机。

　　通常来说，那些不需要太多注意力的任务适合集中时间批量处理，而需要高度专注的任务则应该单独安排、尽量减少干扰。

　　类似“存档点”的概念，还有一个重要策略是将大型任务拆分成几个相对独立的小模块。每个小模块最好都有清晰的目标和即时的成就感，这会大大提升推进的动力。举个例子，我写庞加莱猜想系列讲义时，一共写了十九篇。如果一开始就打算写成一整篇冗长的论文或专著，我恐怕永远不会动笔。正是因为每篇篇幅不大、可以独立成文，我才有信心逐步完成。此外，我当初也提前公布了这些讲座的计划，相当于“把自己逼到墙角”，一旦开始，就不太容易半途而废。

　　现代文本编辑器的一个特别好处是可以随时保存草稿，之后慢慢完善。这对写长篇论文尤其重要，因为可以把写作过程拆解成一系列更小的任务，逐步完成。我很佩服那些电脑时代之前的数学家，他们能够手写出高质量的论文甚至整本书——即使有秘书协助，我自己恐怕也做不到。

　　对于未来很可能频繁使用的技能，值得花时间系统学习。比如LaTeX，如果你打算长期写论文，那就不应该只满足于“能用”，而应该深入掌握表格、插图、数组的排版技巧。最近我也在尝试用一些宏命令来快速输入常用的 LaTeX 模板，比如输入定理环境、证明环境的格式。这种做法单次节省的时间可能不多，但长期积累下来效率还是会明显提高。更重要的是，这种“自己很高效”的感觉会激励士气，尤其在写一篇冗长的论文时，心理上的鼓舞非常重要。

　　此外，也要学会策略性地推迟、延后、委托，甚至有意识地“拖延”某些任务，转而先做别的事情。有些任务其实没那么紧迫，或者随着时间推移变得更容易处理。有时等自己掌握了更好的工具，或者外部条件改善了，那件事反而不再棘手，甚至可能不需要再做。比如我现在写的那篇关于波映射的论文，拖了好多年，我自己也觉得很沮丧。但回头看，最初的思路技术细节太复杂，根本写不下去。后来等到相关领域的理论发展成熟了，才终于有可能用更合理的方式处理这个问题。也许，这篇关于时间管理的文章本身就是类似的例子——我博客里还有不少未完成的草稿，当初写的时候觉得还不到火候，只能等待灵感补全它们。并不是每个想法都能顺利成长为一篇像样的文章(可参考我那篇《用好废纸篓》)。

　　最后一个建议是：选一种适合自己的工作体系，并认真执行。一个不走心的体系可能还不如干脆没有体系。[顺带推论：不要试图一口气从零搭建一个非常复杂的系统，否则很难坚持下去。更实际的方法是让体系随时间演进，逐步完善]。我的体系包括一个 PDA，同步到笔记本电脑、邮箱、文件盘，还有办公室里一块专属黑板。这个体系看上去不复杂，但只有我自己知道怎么用，我大概也解释不清楚，但用习惯了，确实很有效。(我也真心希望那块黑板永远不会被擦掉!)不过工作体系是很个性化的，我无法替别人做选择。但我相信，拥有体系之后，大脑可以腾出很多空间来。不需要反复记着某个时间点要做什么任务，也不用时时提醒自己某个项目的各种细节。我就能把注意力更多投入到理解论证、解决难题这些真正需要思考的事情上。而且，我也很享受把一项任务从清单上划掉的感觉，有时候正是这种小满足感让我完成了那些本来没有动力去做的事情。与此同时，也不要过度执着于维护这个体系，我自己的经验是，把 1% 到 5% 的时间用于时间管理就够了，剩下的 95% 到 99% 应该真正花在做事本身。

　　哦，还有一点想补充：有时也要学会打破规则。很多次，我本来打算中午随便吃点、接着工作，结果被同事或访客叫去吃饭。事后才发现，那顿饭不论是从数学角度，还是其他方面，都收获颇多，只不过不是我原计划里的方式而已。(在会议期间错过某场报告，甚至选择不去参会、自己找地方写论文，也是类似的情况。)

　　warfalcon：

　　1、减少上网时间。少用IM、SNS、微博类。

　　2、早睡早起，10：30睡5：30起床，坚持了700多天。这段时间用来学习和看书，效率非常高

　　3、优先完成每天习惯列表中的事项，向目标努力，积累1万小时

　　4、每年定目标，新增几个习惯

　　5、每周、每月拿出一定时间回顾和思考

　　6、建立多个流程化的处理流程来处理问题

　　7、尽量少看或不看新闻，多读书

　　8、记录自己的时间花销，定期统计

　　9、坚持每天阅读，阅读完一本书时尽量做笔记

　　10、每天坚持运动，锻炼10-20分钟，坚持300多天。最近开始慢跑，每天运动时间增加到1小时左右，坚持56天了。20130704

　　11、拒绝没有必要的事情，多做自己擅长的事

　　12、练习授权，多把事务性的重复工作分配给别人做。

　　13、进行精力管理，在精力最集中的时间内完成最重要的事务。提高睡眠质量，利用小睡、水和食物来补充精力

　　14、用番茄工作法来提高注意力，努力延长在心流体验

　　15、每天输入自己的心得。更新微信(read01)，坚持了200天，中断不超过10天、每周或每月更新博二个Blog。一个坚持6年多(http://www.read.org.cn)，一个坚持2年多(http://www.write.org.cn)

　　KnowYourself：

　　仔细观察身边的人，有的人平时生活做事井井有条，日常里见不到他熬夜工作学习，但任务总是完成的非常及时高效，可有的人却看起来手忙脚乱，熬夜加班也司空见惯。

　　确实如题主所说，那些工作学习起来从容的人，对时间的管理往往都非常严谨科学，在规划的时间里做着该做的事。但在学习与养成好习惯之前，有一点是我们必须要了解的——除了我们通常感受到的“犯懒”，有哪些事在真正影响着你的时间管理?

　　哪些情况让我们对时间的管理失去了掌握?

　　1.过于乐观地高估自己的能力，低估工作所需的时间很多人在估算自己完成任务的时长时，会过分乐观地估计自己工作需要的时间，而实际上完成任务花费的时间超过了估算的时长(Schulte, 2017)。这可能是因为人们本能上就倾向于美化自己，比如认为“虽然我现在不工作，但是我等会一定会效率很高地完成任务”、“这个任务花不了我多少时间”，于是预先留给工作的时间就不足。

　　2.错误的理解了工作与生活的平衡，平衡工作与生活，往往不意味着你可以更放松，反而需要更严格的时间规划。许多人错误地认为：“工作-生活”失衡是因为他们太忙、需要更放松的状态;但事实上，工作生活失衡，可能是因为人们对自己的时间管理过于放松。“工作-生活平衡”的状态，事实上要求人们时间规划的能力更高。如果要改善失衡的情况，人们需要投入更多精力、更认真地规划自己的工作与生活。

　　举个例子，缺乏有效时间规划的人们可能会对各种任务都“来者不拒”，会中断自己的工作、转而去完成碎片化的任务，比如写项目书的中途去回复邮件。碎片化的工作会让人觉得自己更“忙”，他们感觉自己不断在工作间切换、好像完成了更多工作;但实际上，每一次中断工作，人们都需要花费十倍、二十倍的时间才能重新集中注意力，导致人们有效工作的时间反而减少，还会消耗原本可以用来休息的时间(Schulte, 2015)。而由于感觉工作很累，人们会在工作中松懈、忍不住地在移动互联网上做一些其他事，比如刷朋友圈、闲聊几句。而工作时段里的松懈，就会侵蚀本属于生活的时间，让人不得不全天候处在有一些工作还需继续的状态里。

　　3.移动互联网，正在让工作与生活的边界变得更模糊社交网络和移动互联网的发展，进一步模糊了工作与生活的边界，令人们习惯于保持“始终在线(always online)”的状态。当人们用信息工具进行休闲活动时，他们同时也在工作。比如，你的聊天工具中同时包含了工作与生活里的对象，当你与朋友闲聊时，可能还要留神回复工作伙伴的信息。人们越来越少地拥有纯粹的休闲时间。如果试图将生活圈与工作圈区分开，人们又得花费更多精力与时间进行管理，比如整理联络人、进行分组等等，而管理本身就会消耗人的精力。一天中，似乎只有午夜以后的时间，才是可以完全从工作中“下线”的，这也是越来越多年轻人调侃自己有“晚睡强迫症”的原因。

　　4.忙碌的恶性循环：越忙越乱。越乱越忙当人们觉得自己很忙碌、没有闲暇时，他们会更加不愿意把“宝贵的时间”花在时间规划和管理上。比如，当一个人觉得自己来不及做完所有事情时，会觉得“规划接下来先做什么”以及“及时检查是否完成阶段性任务”是浪费时间，而选择急吼吼地完成任务，结果手忙脚乱地出错，又得花很多时间修改错误。但实际上，越是忙碌时，越需要做好时间和任务的梳理，良好的管理能提高工作效率以及工作成果的质量(Mullainathan &Shafir, 2013)。

　　那么，我们该如何正确管理自己的时间、形成良好的习惯?

　　1. 习惯把“花时间做规划”这件事列入你的schedule

　　越是感觉工作与生活失衡，越说明我们需要重新花费时间与精力，来审视和规划生活与工作。首先，你需要明确自己的目标，不仅仅是工作目标(比如赚多少钱)，也包括生活上的目标(比如有时间陪伴家人、做一个身体健康的人等等)，你可以有好几个目标，将它们统统列下来。随后，试着给这些目标排列优先级：哪些目标是最重要的?相比之下，哪些目标是可以延后满足的?如果你发现自己的目标太多，那就要学会做减法。要明白，我们不可能完成所有事。“即便在你死了以后，你的邮箱依然会塞满邮件。”如果想要高质量地完成重要的目标，我们只能有所取舍(Schulte, 2015)。

　　我们对目标优先级的判断会受到周围人的影响，比如，当周围人都忙着出国时，我们可能会认为出国很重要，而如果周围人做出了多种多样的选择，我们会感到茫然，不确定自己的选择是否正确。但越是迷茫的时刻，越是要慎重地思考、要坚持自己认为重要的事。等确定哪些目标较为重要后，接下来需要细化你的目标，把原本笼统的目标细分成具体的任务。比如：如果要实现目标，要经过哪些步骤?什么时候截止?怎么样评估任务完成得是好是坏?如果我们把目标分解得越细致，越是有助于我们更准确地预测所需时间、更准确地进行规划。最后，注意在规划时减少碎片化的时间，尽量保留大段的时间用于工作或生活，避免任务的切换导致时间不必要的浪费(Schulte, 2015)。

　　2. 拿到一项任务前，习惯分解任务

　　研究显示，长期、长时间工作会损伤我们的大脑。长期承受工作压力的人，大脑中额前区与海马体的体积减小，进而减弱人们的认知与记忆能力;同时，大脑中的杏仁核部分体积增大，杏仁核影响着人们的情绪，体积增大后，人们会变得更焦虑、更容易在恐惧中做出不理性的决定。而且，年纪越大，长期的工作压力对大脑的损伤越是不可逆，在面对任务量大的工作学习任务时，要学会有的放矢，长时间的埋头做一件事会让大脑对这件工作产生排斥，你的注意力开始不集中，大脑思考的速度变慢，在细节上出现错误。

　　对一个任务进行解构，繁化简大化小，一方面每一个阶段性的任务完成时，你的身体会收到来自大脑的一种积极的反馈：成就感，会让你对任务有一种逐渐征服的自信，思考会越来越灵活，精力也会越旺盛。另一方面，避免了长时间的工作，会减少在工作途中产生的负面情绪，错误的决定，判断，都是减少，让任务更加高效准确。

　　3. 养成及时奖励自己的习惯

　　人们对任务的厌恶会影响实际的执行力。而Steel(2007)发现，人们对于一项是否厌恶一项任务或者觉得它是否有价值，与完成任务之后得到的奖赏或惩罚有关。因此，多思考完成任务后可能带来的好处，并在每一个分解后的小任务完成之后，给予自己一些小奖赏都能有助于更高效的完成任务。

　　4. 增强未来的现实感

　　这个习惯需要动用你看待时间的方式。改变计时方式会改变我们对于未来远近的认知，Lewis Jr.与 Oyserman (2015)的研究发现，以“天”作为时间计算单位会比以“月”或“年”要更让人们感到时间上的接近，也更愿意尽早做出努力。这可能也是高考倒计时总是使用“100天”而不是“3个月”的原因。

　　因此，你可以不妨尝试将截止日期的提醒设置成“距离现在还剩X天”，来帮助自己及早努力。

　　另一方面，直观地“看到”未来，也会让我们更关心未来的自己。Hershfield(2014)等人发现，当通过现实增强技术(Virtual Reality, VR)让人们直观地看到自己年老之后的样子，人们会更愿意尽早投资于自己的养老账户(retirement account)。

　　因此，对于由于无法正确管理时间产生拖延的人，我们可以通过在脑海中具体而细致地描绘出完成任务之后，自己可能得到的奖赏或惩罚来帮助建立自己与未来的自己的联结，增强未来的现实感，从而激励自己尽早做出行动。