听说律师的时间管理和 GTD 能力很强，是怎么做到的？
林莺：
时间管理，说简单了，是个工作习惯问题，说复杂了，就非常复杂了，这已经不是一个矩阵的问题，而是一个立体的问题，下面简单地、一一道来吧(即使如此，我估计也会很长，毕竟是个太复杂的问题了)：
1. 从维度上说，分为单个项目时间管理和总体时间管理
(1) 单个项目一定要列工作时间表，以便能对一个项目需要的时间总量、以及在某个时间段或者时间截点上需要的时间有所预期，从而对未来资源的分配有个概念，并能提前准备，譬如，在个人时间上能先做出预留，在团队上，提前安排出合适的人选备用，甚至提前招人;
(2) 总体时间上要根据单个项目进行协调安排，毕竟，一个律师会同时处理多个案子、多个项目。当同时需要处理的事情增多的时候，就容易显的混乱，此时，有几个方法，尽量使事情变得有序，(a)在每增加一个项目的时候都根据项目时间表对总体时间安排进行调整，并保留一定的时间留作机动安排;(b)记下关键时间点，并设置提示时间，根据事情具体的情况，提前一周、两三天或者半小时;(c)好记性不如烂笔头，什么事情都记在心里，会降低工作效率，令人焦虑，所以一定要记录下来，此时除了笔记本以外，可以利用秘书(如果有的话)和很多应用程序，本人比较土，一般就是邮件任务栏、excel表，目前我用的还可以，但相信会有更好的程序，也请朋友们给我推荐几款;(d)定期温习自己的记录;(e)在安排团队任务的时候，结合自己的时间表，使得他们在做各自的任务时，必须要提前向你做出提示。
2. 从线索上说，分为主线任务和插入任务
每个人在工作的时候，都不可能按部就班，届时一定会时不时的出现一些突发事件，所以除了在时间安排上需要留出一定机动时间外，具体处理时也有些办法：
(1) 每天早上上班时第一件事就是列一下当天需要做的to-do-list，这些就是当天的主线任务，同时也要想明白，主线任务中哪些是当天必须完成的，哪些可以稍微拖一下;
(2) 突发事件到来的时候，如果可以几分钟内处理完的，就立刻处理，这样可以有效减少待完成的任务数，可以减轻些精神压力;如果时间需要花费比较多，那么就根据轻重缓急分一分，重要、着急的事情，立即处理，否则就留待完成主线任务后再处理;
(3) 现在很多任务的产生都来自于邮件，我们每天上班的时候都会查邮件，这样可以帮助我们对主线任务进行调整，这也是我喜欢早上做to-do-list的原因，有不少朋友也会头一天晚上做;
此外，还有很多邮件会带来突发任务，我一般是完成了一项主线任务后才会去查一次邮件，然后分类处理。我一般不太相信，真正紧急的事情会只有一封邮件，而没有电话，所以，我不会实时查邮件，这会完全打乱我工作的连续性，降低工作效率。当然，也有朋友告诉我，律师是这样，但在公司里未必，有时候领导虽然着急，但也不会打电话，这点，我还在摸索中。
3. 从事项上说，根据重要性和紧急性分类
曾看到过一本书，说事情分为四类，重要而紧急的、重要但不紧急的、不重要但紧急的、不重要也不紧急的。这种分类，对我很有启发，我在将一个任务是否列入主线任务、提前多少时间交给团队处理，以及交给团队中哪个成员处理的时候，都会以此为依据进行安排。
一般来讲，
(1) 重要而紧急的，我会列入主线任务，亲自处理，只会将一些支持工作交给团队;
(2) 重要而不紧急的，我会提前请团队进行准备、支持工作，然后亲自处理;
(3) 不重要但紧急的，请团队中得力的人立即处理，我会要求其随时汇报进度，并及时解决其中可能出现的问题，因为不会有返工的时间，然后根据具体情况决定，自己是不是看;
(4) 不重要也不紧急的，我会安排给团队，甚至作为新人的练手任务，由老人监督，我只要安排好完成时间(一般会比deadline有个提前量)，然后听取汇报。
在我曾经培养的团队中，(3)、(4)是可以做到的，呵呵，但现在我还是都得要亲自处理，形成一个良好的时间管理流程，也是需要时间的。
4. 从主体上说，分为个人时间管理和团队时间管理
以前律师单打独斗的比较多，可能带一个助理、一个秘书就足够了，但现在不行，尤其是从事非诉讼业务的律师，有时候做一个项目就需要铺上去数十个人，所以培养核心团队是非常必要的，这时候，就需要团队时间管理了。
团队时间管理是非常有艺术性的，很考验人的智商和情商，毕竟人不是机器，得要充分利用各自的特点，才能有效管理，总体说来：
(1) 根据团队人员的年级、特点安排工作，组成单个项目的项目组，并要求他们也按照前三项方法进行各自的时间管理;
(2) 好的团队一定要有阶梯，因为律师团队是比较不稳定的，容易变动，所以有好的阶梯才能确保任何时候都有人能做senior的人才能做到的事情。时间管理上也需要按照这个特点进行，老人管理新人，帮助新人安排任务，确定时间;负责人只要向老人确定确定时间要求即可。
5. 辅助时间管理的还有一些其他内容，包括文档管理、工作流程等等。
总结：时间管理的问题，我相信涉及各行各业，对于律师来说，能否取得成功，除了专业能力、社交能力、心态，时间管理，也是一个非常大的因素，毕竟业务量和收入密切相关(当然业务的含金量也很重要，这是另外一个话题了)。
我现在刚刚进入一个新的团队，现在正在花时间做这件事情。好的时间管理模型能否在一个团队里建立起来，对工作能否高效、有序的完成至关重要，但这，确实是需要大量时间去了解情况、了解背景、了解人员、相互磨合才有可能真正建立的。前面的总结，除了第3条，都是我个人的经验总结(不确知会不会与别人雷同)，不一定对，也不一定已经完美的实现，仅做抛砖引玉之用吧。
裘Benjamin：
我的经验基本上是自己总结的：
- 尽快给事情贴标签：(1)重要又紧急、(2)紧急但不重要、(3)重要但不紧急、或(4)不重要也不紧急。然后，对以上事情分别设定期限，并立即通知交代事情给你的人和你交代的对象，并且看他们对期限是否有反馈。最后这点非常重要。
- 每天按以上顺序看有哪些事情要做，还有进展程度。
- 每天先做你最“恨”的事。
- 记得事情的重要性和紧要程度会变化。
- 电子邮件根据轻重缓急贴标签。
PS: 我几乎没见过律师用苹果电脑。律所(特别是英美大律所)的IT系统都很保守，甚至陈旧，很多客户的系统也一样。虽然我爱用新技术改进工作效率(所以这点上不适应传统大律所)，自己也用很多苹果产品，但还是不建议律师用苹果电脑。律师有太多东西需要和同事和客户分享。我只听说过有人因为用苹果而遇到兼容问题，没有听说过有人因为用PC造成不便。
程晓华：
给你看个例子吧，供应链管理的：坐住了啊，我的兄弟(供应链总监)
前两天没事干，跟我以前的兄弟联系，听说他近期升职了，也做了一家不大不小的外资公司的供应链管理总监了，公司在惠州。我说兄弟没事过来玩啊，好久没有一起喝酒了，他说哥哥，我整天忙的晕头转向，很久都没有休周末了，要不麻烦你来趟惠州吧，也顺便看看我们公司，给兄弟做个免费指导?您过来，吃喝住玩我全包了!我说好吧，找了个周六，我就打车过去了，直奔他们的公司。
兄弟所在的公司规模也不大，大约有三四千人，是做耳机之类的小音响设备的，一年的产值也就是十几亿人民币。我兄弟过去是采购部的部长，现在代替他老板做供应链管理总监，管着计划部、采购部，还有仓储物流报关这块，工人农民解放军加起来也就是两百号来人，光仓库就一百多人，办公室也就是七八十号人。那天我是直奔他办公室去的，因为看门儿的大爷一听我说他的名字，马上就说知道知道，那个吕总(我兄弟姓吕)简直是我们这里最忙的人了，每天第一个开车来上班，晚上则是走得最晚，真是个好人呢!现在这样辛勤工作的年轻人不多了，唉，老大爷发了一通感慨，最后还叹了口气。一进兄弟的办公室，就发现里面满满一屋子人在开会，而且烟雾缭绕，估计有不少烟鬼。我也抽烟，但一进屋还是被呛的难受。我兄弟一见我进来了，立马跑过来抱住我，眼泪都快掉下来了，声音肯定是变了，哥啊，你可来了!你看我这是过得啥日子啊?!大周末的还要跑到公司来跟这一帮兄弟们开会、追料、谈工作啊!我透过烟雾 一看，屋子里面大约有八九个人，男女都有。我兄弟说，大家都静一静，正好我哥来了，相信你们很多人也都是知道我哥程晓华的，做供应链也有十几年了，下面请我哥给大家讲几句?大家鼓掌欢迎!于是我兄弟便使劲地鼓掌，我看下面几个人鼓得很勉强，有气无力的。
我说谢谢了兄弟，也谢谢各位给我这么个机会跟大家认识，我很荣幸。但我可不是来给大家讲课的，因为我兄弟说了，他只管我吃喝玩住，不给钱的，所以呢，我只想问大家几个问题，然后咱们就出去喝酒去，饭后咱们还可以K歌儿，我兄弟埋单!这个时候，我就发现有几个哥们儿的眼睛开始发亮了，有一个还主动给我递了根儿香烟，一看是南方人常抽的五叶神，那个烟火烧火燎的，我尽管一直抽中华，但还是装作很痛快的样子，勉强把那根儿五叶神给点上了。
我问大家第一个问题，我说你们平时工作忙吗?他们说忙啊，程老师，您做了这么多年的供应链管理，您应该知道的，这个工作是很忙的啊，很繁琐啊。大家七嘴八舌的，越说越激动，那个意思是这个工作，还有哪个工作比这更忙呢!甚至还有人仔细地多瞅了我几眼，那意思是您到底有没有干过供应链啊?
那我的第二个问题是你们平时加班吗? 他们说这还用问吗?!天天加班啊!我说OK、OK，那我问大家第三个问题，你们加班都干啥啊?他们说，什么开会啊，追料啊等等等等!我说，那你们知道你们为什么缺料吗?他们说那原因多了去了!我说我问大家最后一个问题，你们每天老老实实地坐在办公室里面的时间大约有多少呢?那哪能坐得住呢?!别人还没说话，我那兄弟倒是有点急眼了，说，哥啊，您知道嘛，我管着十条SMT(表面贴装线)，二十几条插件组装线，哪一条线停了，都是我的责任啊!况且老板还天天逼着我们跟供应商压价啊!
我说兄弟啊，您既然“坐不住”，那你还坐在这个位置(供应链管理总监)上干吗呢?!
所有人都楞了!我说兄弟们呢，别在这里傻愣着啦，咱工作可以不干，这酒不能不喝啊!走，喝酒去!
走啊，我兄弟说，今天我哥来了，咱们破例，这个周六下午就不要加班了，大家陪着我哥，放开喝!
大家都很兴奋，很快就来到旁边的一个酒店包间里落座。酒过三巡，菜过五味，大家又开始聊刚才那个话题了。有个兄弟递了张名片给我，然后说，程老师，我是管计划部的，我刚才一直在琢磨您说那个“坐不坐得住”的问题，您能否给我们详细讲讲?让我们也开开眼?说着给我递上一根儿烟，我一看是中华，还是软的，就很痛快地点上了-这烟好抽啊!
我说兄弟，在我回答您的问题之前，我还想问个问题，不好意思，我这人问题比较多，呵呵。他们说问吧，程老师。我说你们在坐得各位有人会拆字算卦吗?他们都乐了，说程老师您不是来教我们算卦的吧?我说当然不是，而且我自己也不懂那个东西，但咱们既然都是中国人，老祖宗的有些东西还是要继承的嘛。譬如说，这个“忙”字，大家都知道怎么写吧?他们说知道啊，我说那好啊，说明你们并不是一点文化都没有啊，哪个去喊一下饭店的老板，找张大纸，把这个“忙”字写出来，挂到墙上?
很快，这事就办妥了，我说给大家两分钟的时间，仔细瞅瞅这个字，然后再讲话。
很多人说，程老师，也看不出啥啊?不就是个忙字吗?我说大家难到真的如此无知?中国的传统教育真的如此失败?我说您看那个“忙”字，左边是“忄”，就是“心”的意思，右边则是“亡”字，就是“死亡”的意思，对不?合起来，这“忙”就是“心死亡”，对不?他们说，哇，真没想到哎!我说，咱们中国人啊，几千年的文化了，尽管老祖宗们给我们留下了很多糟粕的东西，但更多的是精华，尤其是那些流传几千年的俗语，向来是没有错的;这汉字，造型、构成之伟大，世界上没有任何一种语言是可以比拟的。自古讲，“忙忙碌碌”，然后就是“碌碌无为”，说的就是这个道理 – 一个整天忙忙碌碌的人，必定是无为的。为什么呢?人毕竟是人嘛，整天忙忙碌碌的，那你长了个脑袋干吗?人不动脑子，与猪狗何异?忙的最终结果就是“心死”，体现在现代职场上就是，要么你自己把自己给累死，要么你被公司干掉，总之是个“死”!所谓忙就是“瞎忙”，就是这个道理!什么是瞎忙? 目害为瞎，心死为忙，一个眼睛看不见东西，心疲体劳之人，忙来忙去，最终的结果会是什么呢?害人害己嘛，如此而已，除此之外，还能有什么呢?尤其是作为一个企业供应链管理的老大，你的一举一动毕竟牵扯到公司之生死，芸芸众生(包括客户、供应商)之活路啊，结果你自己整天忙忙碌碌，屁股指挥脑袋，这怎么可以呢?!我们基本上可以下的结论就是，那些整天忙忙碌碌的人，基本上都是些不动脑子的人。俗话说的好，“谋定而后动，知止而后有定”，说的就是心里计划好了，才去行动，知道停止了，才会有所收获。一个天天忙得“坐不住”的人，不知道“停止”的人，怎么可能去“谋”呢?不谋，怎么可能有所收获呢?那么供应链管理的谋是什么呢?那就是“计划”啊!需求计划、生产计划、采购计划、库存计划等等，那可都是“谋”啊!做为供应链的老大，你不把主要精力放在谋上，那你整天去瞎忙啥?你忙的结果就是，把你自己累死不说，还让一帮兄弟跟着你受累，你越忙，你越累，你出错就越多，你出错越多，你需要救火的时候就越多，而救火越多，你就越忙!于是乎，周而复始，螺旋上升，大家都去玩儿完了!所谓一将无能，累死三军，说的就是这个理儿啊!我中华民族，泱泱大国，向来不缺勤苦劳作者，而且我们从来就把“勤劳”就当成一种美德，但问题是，勤劳，至少是身体的勤劳，那是一种美德吗?你为什么“勤劳”啊，你为什么“加班”啊，说难听点是因为你没脑子啊，说好听点，就是你不动脑子啊!农民为什么勤劳啊?因为他穷啊，他没有办法啊!问题是他为什么穷啊?他为什么没有办法啊? 别人说你勤劳，说你忙，那是骂你呢!
同志们呢，我继续说，我这个话呢，很多人是不认同的，但你想想，你们才管着十几条SMT，外加几条组装线，就忙成这个样子，那将来企业进一步扩大了，你们怎么办呢?你们是不是跟你们的老板讲，老板我干不了了，您另请高明吧!你们辛辛苦苦打下来的江山，就这么拱手让人?
我兄弟一直在低头沉思，最后跟我说，真是听哥一席话，胜读十年书啊!我的确是需要好好反思反思了。但是，哥您既然来了，他们又都是我手下的主管、经理，您是否趁机告诉大家一点具体的做法呢?譬如说，要怎样做才能“坐得住”呢?我说这个东西光说是没有用的，你需要逼迫自己去身体力行，然后才会慢慢地见效果，但不妨简单一讲：
第一：千万不要去参加那些没有提前计划的会议!
第二：每天看一遍你的组织结构图;
第三：每天看一遍你的KPI;
第四：每天看看公司的销售预测、发货、产品生命周期情况;
第五：每天跟你的手下花点时间看一下关键物料的供应情况;
第六：每天花点时间看看库存报表。
第七：也是最重要的一点，每天准时下班!
这几件事情你如果每天坚持了，你的日子就会满满地好起来。
然后，如果你再有时间的话：
A: 每天见一到两家关键供应商，或者干脆去他们那里喝酒去!
B: 每天约谈一到两个采购员、计划员、工程师
如果你还有时间，没事就跑到别的部门去唠嗑去!或者找你老板汇报工作去!不是有句话嘛，“少干工作，多汇报”!呵呵! 那样的话，你就离再次升职不远了!但在此之前，你一定要记住：千万要坐住了，兄弟!你能坐住了，你就能得道，你得道了，你的兄弟姐们就可以跟着你“鸡犬升天”了，呵呵，要么人家谁还跟着你干呢!
作者程晓华先生，《制造业库存控制技巧》、《CMO首席物料官》著作者;《制造业库存控制技术与策略》课程创始人、讲师，全面库存管理咨询独立顾问。
